Sekretesspolicy – Hallgruppen

1 INLEDNING

Denna sekretesspolicy beskriver behandlingen av personuppgifter hos Hallgruppen. Vi beskriver vilka personuppgifter som behandlas för vilka ändamål, den rättsliga grunden för denna behandling och andra relevanta förhållanden som är kopplade till detta. Hallgruppen samlar in och behandlar personuppgifter för de ändamål som följer av vår verksamhet, inklusive produktförsäljning och tjänsteleverans till kunder på privat- och företagsmarknaden. Vi samlar också in personuppgifter när du besöker vår webbplats. För anställda och arbetssökande gäller en separat sekretesspolicy. Vår behandling av personuppgifter utförs i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och eventuella andra nationella regler för behandling av personuppgifter.

2 PERSONUPPGIFTSANSVAR

Vi är personuppgiftsansvariga för alla personuppgifter som behandlas enligt denna sekretesspolicy och för de behandlingsändamål som beskrivs häri. Hallgruppens styrelse är övergripande ansvarig för denna behandling och den dagliga uppföljningen har delegerats till verkställande direktör.

3 SYFTE MED VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

3.1 Handel, kundkontakt, kommunikation, fakturering osv.

Vi samlar in och registrerar personuppgifter om kontaktpersoner hos våra kunder, leverantörer och andra förbindelser som har kontakt med oss. Vi gör detta för att kunna hålla kontinuerlig kontakt med våra kunder, informera om produkter, beställningar, hantera köp, organisera leveranser, faktura osv. I sådana fall behandlar vi namn, e-postadress och telefonnummer om kontaktpersoner, och eventuellt även historik över dialog med kontaktperson, beställningar osv. Om du är kund hos oss, följer grunden för behandlingen av vårt avtal med dig, jfr artikel 6.1 b) i GDPR. I detta fall lagras personuppgifterna så länge du är kund hos oss, och i tre år efter att kundrelationen upphört. Om du är anställd hos en av våra företagskunder, följer dock grunden för behandlingen av vårt berättigade intresse av att behandla uppgifter om våra kunders kontaktpersoner för de ändamål som beskrivs ovan, jfr artikel 6.1 f) i GDPR, där våra intressen, efter en noggrannare bedömning, väger tyngre än den registrerades integritet. Uppgifterna lagras så länge du är anställd hos en av våra kunder. Personuppgifterna raderas senast ett år efter att vi har meddelats om att du har slutat hos en av våra kunder. I båda fallen kommer personuppgifter vid behov att behandlas i enlighet med lagstadgade regler om lagringstid, såsom bokföringslagens krav på lagring av bokföringshandlingar (t.ex. fakturor) i fem år efter räkenskapsårets slut. Personuppgifterna samlas in antingen från dig eller din arbetsgivare.

3.2 Kontaktformulär, frågor från webben

Vår webbplats innehåller ett kontaktformulär som du kan fylla i med namn, e-post, mobilnummer, intresseområde, företagsnamn och, om så önskas, en kommentar. Vi kommer att behandla personuppgifter i syfte att besvara dina frågor, och behandlingen baseras på ditt implicita samtycke till att vi behandlar dina kontaktuppgifter för detta ändamål, genom att du frivilligt skickar dessa till oss via vår webbplats, se artikel 6.1 a) i GDPR. Vi behandlar personuppgifterna från webbformuläret så länge det är nödvändigt för att kunna svara på din fråga, och raderar dessa senast ett år efter den senaste kontakten mellan dig och oss, såvida du inte blir kund hos oss, då vi behandlar personuppgifter om dig för detta ändamål i enlighet med beskrivningen ovan.

3.3 Marknadsföring med nyhetsbrev

Hallgruppen skickar regelbundna ut nyhetsbrev till personer som har samtyckt till detta. Grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål följer av det samtycke du har gett till att motta nyhetsbrevet från oss, jfr artikel 6.1 a) i GDPR. Du kan när som helst återkalla detta samtycke. I så fall får det inga andra konsekvenser för dig än att du inte längre mottar nyhetsbrevet. Du kan återkalla ditt samtycke genom att skicka ett e-postmeddelande till oss. Våra kontaktuppgifter finns längst ner i detta dokument. Du kan även återkalla ditt samtycke genom att klicka på en särskild avregistreringslänk i nyhetsbrevet som skickas ut.

3.4 Loggning av besök på webbplatser

Våra webbsystem loggar din aktivitet när du besöker vår webbplats. Loggarna analyseras i händelse av hacking eller andra typer av attacker eller brottslig aktivitet som är riktad mot vår webbplats. Uppgifterna som lagras är din IP-adress och vilka länkar du har klickat på, din webbläsare och annan information om din webbläsare och enhet. Grunden för behandlingen följer av artikel 6.1 f) i dataskyddsförordningen, där vi enligt vår bedömning har ansett det nödvändigt att logga sådan trafik för att övervaka och säkra våra system. Sådana system- och säkerhetsloggar lagras i [6 månader] innan de raderas.

3.5 Behandling av cookies

Vi behandlar cookies när du besöker våra webbplatser. Se särskild cookiepolicy som finns tillgänglig på vår webbplats med information om vilka cookies som används, syftet med behandlingen samt lagrings- och raderingstid.

3.6 Öppen ansökan skickad via e-post

Du kan skicka en öppen jobbansökan till oss via e-post ansokan@hallgruppen.se. Grunden för vår behandlingen av dessa uppgifter är ditt implicita samtycke till att vi sparar din jobbansökan och bedömer dig när det finns lediga tjänster hos oss. Vi lagrar dina personuppgifter så länge du samtycker till vår behandling av dem. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till vår behandling av din jobbansökan. Vi kommer i så fall att radera ansökan och kommer inte längre att kunna använda personuppgifterna för att bedöma dig för en framtida ledig tjänst hos oss.

Dina personuppgifter kommer att raderas senast efter 6 månader.

4 VEM FÅR TILLGÅNG TILL DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina personuppgifter kommer endast att behandlas av anställda eller inhyrd personal som behöver tillgång till personuppgifterna. Anställda och inhyrd personal har alla tecknat ett sekretessavtal som innebär att de har tystnadsplikt för personuppgifter som enskilda personer får kännedom om eller på annat sätt behandlar i samband med sina arbetsuppgifter.
Sekretessavtalet gäller även efter det att anställnings- eller inhyrningsförhållandet har upphört.

5 LAGRING OCH RADERING AV PERSONUPPGIFTER

Personuppgifterna lagras och behandlas så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna samlades in. Vi har utarbetat raderingsrutiner i enlighet med de krav som anges i dataskyddsbestämmelserna och som beskrivits ovan för varje behandlingsändamål.

6 ÖVERFÖRING OCH UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

Alla personuppgifter som vi behandlar lagras på IT-system inom EU/EES-området.
Personuppgifterna överförs inte till tredje land.
Personuppgifterna lämnas inte heller ut till tredje part om det inte finns en rättslig grund för detta. Exempel på en sådan grund är vanligtvis ett avtal med dig eller en rättslig skyldighet som kräver att vi lämnar ut information.

7 ANVÄNDNING AV PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN

Hallgruppen köper tjänster från välrenommerade IT-leverantörer, inklusive hjälp med att driva de system där dina personuppgifter lagras och behandlas. Vi har ingått personuppgiftsbiträdesavtal med alla våra leverantörer. Personuppgiftsbiträdesavtalen uppfyller krav på informationssäkerhet och sekretess i enlighet med dataskyddsbestämmelserna.
Idag används följande personuppgiftsbiträden:

• Viva Media AB
• SuperOffice CRM
• Ninjaforms
• FreeSpee

All behandling av personuppgifter sker inom EU/EES-området.

8 SÄKERHETEN FÖR BEHANDLINGEN

Vår behandling av dina personuppgifter genomförs på ett säkert sätt och alltid i enlighet med gällande krav som följer av dataskyddsbestämmelserna. Vi har implementerat nödvändig teknisk och organisatorisk säkerhetsåtkomst för att säkerställa informationssäkerhet för de personuppgifter vi behandlar.
Regelbundna riskbedömningar utförs för denna behandling, och vi har upprättat rutiner för att hantera eventuella brott mot informationssäkerheten, inklusive rutiner för att meddela Integritetsskyddsmyndigheten och eventuellt även registrerade personer som berörs av sekretessintrånget.

9 RÄTT TILL INSYN I, RÄTTELSE AV OCH RADERING AV PERSONUPPGIFTER

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du ett antal rättigheter i samband med tillgång till och behandling av dina personuppgifter.
Dina rättigheter enligt dataskyddsbestämmelserna:

• Med de undantag som eventuellt följer av nationella regler har du rätt att när som helst begära insyn i vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Du kan också kräva korrigering/rättelse av dina personuppgifter om dessa är felaktiga eller ofullständiga. Under vissa omständigheter har du också rätt att kräva att vi raderar dina personuppgifter. Se mer om radering nedan.
• I vissa fall har du också rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter och/eller rätten att invända mot behandlingen av dina personuppgifter.
• I vissa fall har du rätt att få utlämnat (motta) i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, personuppgifter som du har delat med oss, och du kan begära att de överförs till en annan personuppgiftsansvarig, t.ex. en annan liknande organisation (så kallad rätt till dataportabilitet).

Förfrågningar angående dina rättigheter kan skickas till post@hallgruppen.no. Se även övrig kontaktinformation längst ner i detta dokument. För att säkerställa informationssäkerhet och sekretess kommer vi, om vi anser det nödvändigt, att be dig att bekräfta din identitet innan vi eventuellt bedömer och behandlar din förfrågan. Vi kommer att svara på din förfrågan så snart som möjligt, och senast inom en månad, och du kommer att meddelas om det tar längre tid.

10 MER OM RÄTTEN TILL RADERING

Vi kommer att radera alla personuppgifter vi behandlar om dig utan onödigt dröjsmål efter att vi har mottagit din förfrågan och i enlighet med de tidsfrister som anges i GDPR. Uppgifterna kommer dock inte att raderas om vi har annan rättslig grund för behandling och fortsatt lagring av dina personuppgifter är nödvändig. Om det finns en sådan grund för behandling, kommer vi att upplysa dig om detta när du kontaktar oss, med information om grunden för behandlingen och när uppgifterna eventuellt kommer att raderas.

11 KLAGOMÅL FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Du kan klaga till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte utförs i enlighet med denna sekretesspolicy eller gällande dataskyddslagar.
Uppdaterade kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten hittar du här:
https://www.imy.se/om-oss/kontakta-oss/

12 ÄNDRINGAR I SEKRETESSPOLICYN

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera och ändra denna sekretesspolicy vid behov och när det krävs för att anpassa oss till dataskyddslagstiftningen. Du hittar alltid den aktuella versionen av vår sekretesspolicy på vår webbplats.

VÅRA KONTAKTUPPGIFTER

Hallgruppen AS
Karoline Eggens vei 3
2016 Frogner
Norge
Org. nr. 915 846 432
Tel: +47 400 05 077
E-post: post@hallgruppen.no

***

Denna sekretesspolicy uppdaterades senast 23. juni 2023.